El hábito de la dilación
Con la comicidad e ironía que le caracterizaban, Mark Twain decía: "Nunca dejes para mañana, lo que puedes hacer pasado mañana". El problema de este consejo, es que las cosas que dejamos de hacer puede que nunca se hagan... O, cuando finalmente conseguimos ponernos a hacerlas, trabajamos bajo la presión de una fecha límite y no las hacemos tan bien como podríamos haberlas hecho. La dilación es, de lejos, el despilfarro más grande de tiempo. No importa lo que usted haga: en menor o mayor grado, todos somos despilfarradores!
Preguntas molestas
Usted probablemente trabaja entre cincuenta -o sesenta- horas cada semana y no se considera una persona que pierda el tiempo. Por el contrario, se considera una persona dedicada y profesional. Pero permítame hacerle algunas preguntas:
¿Tiende a dejar los asuntos desagradables para último momento?
¿Tiene la esperanza de que, al dejar algún problema, éste se disuelva solo o alguien más lo resuelva?
¿Alguna vez pensó que podría hacer un mejor trabajo, si tan sólo tuviera más tiempo?
¿Cuando no consigue hacer un trabajo a tiempo, culpa a otra persona?
¿Pone usted mismo fechas límite poco realistas, que garantizan que no hará el trabajo a tiempo?
¿Se carga excesivamente de trabajo, para luego quejarse de que hay demasiado por hacer?
¿Da excusas y presenta coartadas, para explicar por qué sus proyectos no se hacen a tiempo?
Si contesta afirmativamente cualquiera de estas preguntas, usted está perdiendo tiempo. Si contestara del mismo modo a más de una, entonces podría estar en problemas...
El miedo al fracaso
Los psicólogos pueden citar una batería de razones por las cuales las personas demoran, pero la "razón nº1" es probablemente el miedo al fracaso. Posponemos algo, porque tenemos miedo de no poder hacerlo correctamente. Esta búsqueda de perfección puede detenerle en seco o ralentarle, por lo cual es probable que luego falle. Se vuelve una profecía de auto-cumplimiento. Su miedo al fracaso le hace sentir culpa, porque usted sabe que podría haber hecho un mejor trabajo... si tan sólo no hubiera esperado hasta el último minuto!
La dilación...¿Se ha vuelto un hábito?
La dilación es parte de la naturaleza humana y nosotros somos humanos. Pero cuando se vuelve un hábito puede tener desastrosas consecuencias. Usted termina pasando más tiempo en la oficina, porque no está usando su tiempo efectivamente. Su productividad y creatividad se van por el desagüe. Siempre está trabajando bajo presión, con un resultado muy desagradable: usted no se siente bien con su trabajo... ni con usted mismo!
¡Anótelo todo!
Muchas personas registran todas sus tareas, proyectos, llamadas, etc... dejando montones de papeles en el escritorio, notas pegadas en en monitor de la computadora, las paredes y hasta en la heladera! Sin embargo demoran -hasta el último momento posible- los proyectos que requieren mayor concentración, tiempo y energía.
Una de las cosas que más me gusta hacer, es una Lista de Tareas. Con ella, usted puede ver todo lo que necesita hacer cada día. Pero, para conseguir que el máximo número de ítems listados sea hecho, tiene que anotar todo en el mismo lugar. Cuantas más cosas usted anote, tendrá mayor control de su tiempo y de sus actividades diarias.
Ponga todo en la misma agenda, lista, cuaderno, Palm (o lo que sea). Cuando habla con alguien y necesita hacer algo... anótelo! Cuando alguien debe enviarle algo... anótelo! Cuando su jefe le da una asignación... anótela! Cuando un cliente le pide que envíe un fax o un e.mail... anótelo! Por si no le quedó muy claro: cada vez que algo cruce por su mente... anótelo!
Planifique su día
Haga citas con usted mismo, usted necesita tiempo para planificar. Como regla general, la mayoría de las tareas toman más tiempo de lo esperado, así que bloquee un 50% más de tiempo del que pensó necesitar. Mire su Lista de la Tareas y hágase esta pregunta: "¿cuál es la tarea más importante que debo hacer?" Luego, no lo piense demasiado... y hágala! Al final del día (antes de volver a casa), repase su Lista de Tareas para ver lo que necesita hacer mañana. Seleccione las tareas más importantes y hágalas en cuanto regrese al trabajo, al día siguiente.
Cumpliendo con todo esto, descubrirá que realiza el doble de tareas... en la mitad del tiempo! Y que además usted (y quienes le rodean) se sentirán más felices. Abandone el hábito de la dilación y no sólo tendrá mucho más tiempo para usted, sino que encontrará más dinero en sus bolsillos.
